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剖析银联采购合同精细化管理之路

日期:2020-09-24 11:14:31 访问量: 来源:http://www.cgpnews.cn/articles/54065
栏目: 实务操作(探讨),电子报 时间:2020-09-21 17:32:38
 

开栏的话:

随着实践的不断丰富,许多采购同行的经验也为政府采购业界开拓了视野。为此,我报特推出“同伴·同行”栏目,帮助政府采购从业人员更好地进行实务操作。

剖析银联采购合同精细化管理之路

■ 王笑蕾

合同扮演着采购履约环节的“指导手册”,是采购成果最终得以实现的“保护伞”,在采购环节担任着重要的角色。随着采购管理手段越来越科学,合同全生命周期的精细化管理作用也越来越凸显。

中国银联股份有限公司(以下简称“银联”)目前践行的全生命周期合同管理模式,不仅有效保障了履约质量,提高了合同审核效率,而且借助采购信息化系统,对合同数据进行集成,对采购执行提供了数据指导意义,希望这些实践能为同行以及政府采购合同管理提供一些参考。

银联采购合同管理现状

合同全生命周期管理已形成良性生态循环。银联从2013年开始探索合同全生命周期管理,即需求部门对合同有关的服务要求、结算方式、相关罚则等提出需求,采购部门编制合同并经需求部门确认和法律部门审核,然后申请提交电子签章,最后通过采购系统编制履约计划并将合同移交给需求部门进行履约。同时供应商通过采购系统,提出履约付款申请,由需求部门进行履约审核,并对达到付款条件的合同进行支付。整个流程采购部门主动参与,并对合同履约进行必要监控和动态管理。

设立合同审核岗,多一道把控,降低风险。在银联采购的组织架构中,成立了合同管理室,由专人负责合同的审核与管理。目前银联合同审核,按照项目性质主要分为两大类,一类是常规项目的合同,一类是协议框架的订单,两类合同均需要合同管理室专人进行审核。这样做的好处是合同管理室专人,不仅可以从法律风险角度把关,更可以从业务角度把控其合理性。同时,采购人员还会根据两类合同的项目性质、风险大小,以及是否使用了范本合同,决定是否需要通过公司法务审核。一般订单较常规项目合同更为简单,相关履约风险较小,因此无需公司法务审核。而未使用范本的常规项目合同,仍旧需要公司法务进行审核。

全面推行合同范本,规范采购,提升整体时效。目前银联已编制了14类采购合同模板(含招标文件与保密协议在内),涵盖货物设备、软件开发、系统集成、维保服务、营销广告、人力外包等各品类,加上工程合同范本,已实现85%以上的集中采购合同范本。

面临新问题

合同范本的类别还不够精细。随着业务需求越来越多,采购项目层出不穷,对于合同范本也面临越来越多的诉求,目前银联的合同范本类别还不够精细。例如新增的权益类采购项目多达十几种,而每类权益的合同风险点与侧重点又有所不同。有些是与其他机构一起签署的三方合同,有些是固定总价,在协议期内按照明确的单价进行据实结算,直到金额用完为止。而有些在履约阶段又是不固定总价合同。

合同移交环节没有说明书,指导工作不到位。目前银联的合同在移交环节,是由采购人员在合同影印系统上完成扫描上传,然后在采购系统上传合同影印版,紧接着在采购系统再录入相关合同信息。主要包含合同金额、合同签署时间、合同有效期、乙方账户及联系人信息。同时,还按照合同约定,在采购系统上填写每个履约阶段要支付的金额、履约时间计划以及履约风险提示。填写完毕后,采购人员会从采购系统上,将该合同移交给需求部门相关联系人。但是,在移交的环节,并没有相关的移交说明书,往往会出现需求人员接收完合同后,并不清楚自己下一步该做什么,以及该怎么做。

编制合同与律审通道并不唯一,流程重叠,且制度层面对律审未做统一规定。目前银联采购合同律审提出源头主要有两个,一个是通过采购系统编制合同,再通过跳转OA方式(全自动办公)提交公司法务律审,另一个是直接通过OA发起合同律审。这两个律审流程均合规。但如果采购人员选择第二个方式,则采购实施流程中的编制合同环节,并不能自动判断该项目合同已经编制。此外,由于制度流程对合同编制和律审流程,未做统一要求,采购人员自主选择度过大,实际操作存在不合理情况。

不断改进,加强合同精细化管理

进一步细分合同范本,明确4类合同内容模块。从20193季度开始,银联采购部门开展了规范化工作,对合同模板和范本进行整理与归类。目前银联采购部门,在原14类免审合同范本的基础上,结合采购类型将合同内容进行分块,主要分为通用模块、商务模块、业务模块和附件4大类。其中通用模块主要包含增值税专票、知识产权、不可抗力、保密条款等。商务模块主要包含付款、验收、交付、通知等。业务模块主要针对不同项目需求而增加的个性化内容与条款。而附件是针对服务要求的细化、价格的细分以及其他补充性内容。这些模块采购人员可以根据实际情况,搭配选择。同时还从律审要求的角度,履约风险大小的角度,对各类合同的律审层级,做出明确要求,以保证采购人员能够清晰、准确、快速地做出判断,节约时间,提升采购整体工作实效。

编制合同履约付款指南。为了更好地应对合同移交说明书的缺失,银联合同管理室专门编制了《集中采购合同履约付款操作指南》,主要针对专业术语进行解释说明,对需求部门在合同付款阶段提供图文说明,同时针对履约过程中遇到的常见问题,诸如如何在采购系统接收合同、如何审核履约付款申请、如何提出合同变更等进行了一对一的回答。这样一来,增加了合同移交环节的说明,为需求部门提供了必要的指导,很大程度上减轻了采购人员解答工作量。

发挥采购系统平台优势,对律审流程进行约束。目前银联采购系统对合同编制和送签流程进行优化,采购人员如在操作界面上选择了免审模板,则在流程上不提供法务律审环节,且该免审模板为系统自带模板,除自定义部分可以填写之外,其余部门均被系统“锁死”,以防合同其他部分修改。针对未使用免审模板合同的,则系统上的律审流程设定为,先经过部门合同管理室专人审核,再通过系统跳转至公司法务进行律审。针对风险较低的订单,系统上只需经过采购部门合同管理室专人审核即可。这样一来,借助采购系统可以确保律审路径的唯一性。

充分利用并发挥好采购与财务系统的关联作用。银联采购与财务部门的沟通协作从未停止。结合今年年底财务系统一体化的改造升级,相关合同履约模块也会发生较大的变化,给采购工作带来创新。

结合供应商管理对合同加强履约风险管理。结合供应商管理,在签约前对签约方的主体、资质等进行审查与风险预判,有效杜绝潜在风险。同时逐步形成合格签约方的标准与名录,后期对其进行统一管理,最大化地降低合同履约风险,保护银联利益。

(作者单位:中国银联集中采购管理办公室)

 

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